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Ausschreibung des Auftrags zur Sponsoreneinwerbung für Veranstaltungen der Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH für die Geschäftsjahre 2020-2022

Potsdam-Babelsberg, 19.09.2019
 
Leistungsbeschreibung

Sponsoreneinwerbung für Veranstaltungen des Medienboard Berlin- Brandenburg für die Geschäftsjahre 2020-2022

1.    Auftraggeber:
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH
(im Folgenden: Medienboard oder Auftraggeber) August-Bebel-Str. 26-53
D-14482Potsdam
Tel.: +49 (0)331 743 87-61
Fax: +49 (0)331 743 87-99

2.    Ausführungsorte: Berlin und Brandenburg


3.   Veranstalter, Aufgabe, Projektablauf

Veranstalter
Veranstalter der zu vermarktenden Veranstaltungen ist das Medienboard sowie je nach Veranstaltungsformat Förderer und/oder Kooperationspartner aus Berlin und Brandenburg.

Das Medienboard ist federführend in der inhaltlichen und organisatorischen Konzeption und Durchführung aller Veranstaltungen, in der Umsetzung der Inhalte sowie in der Akquisition der Kooperationspartner.

Es wird eine Vermarktungs-Lead-Agentur für Sponsoreneinwerbungen für Veranstaltungen des Medienboard in den Geschäftsjahren 2020-2022 gesucht.

Die Vermarktungs-Lead-Agentur, die den Zuschlag erhält, wird für die ausgeschriebene Aufgabe exklusiv vom Medienboard beauftragt. Das Medienboard erwartet eine nachvollziehbare Beschreibung des geplanten Vorgehens und eine Schätzung, wie hoch ein realistischer Wert einer ganzjährigen Sponsoreneinwer- bung sein kann.


Vorgaben/ Zeitplanung:
➢  Aufforderung zur Angebotsabgabe 19. September 2019
➢  Ablauf Einsendefrist für die Bieter 31. Oktober 2019
➢  Zuschlags-/Bindefrist 31. Dezember 2019
➢  Leistungszeitraum 1. März 2020 – 31. März 2022
➢  Vorlage einer ersten Aufstellung/Übersicht von Reaktionen angefragter Sponsoren
bis 15. April 2020
Die detaillierte Information zur Einsendefrist entnehmen Sie bitte Punkt 8.

Die Umsetzung aller Aktivitäten erfordert regelmäßige Abstimmungen zwischen dem
Auftraggeber und dem Bieter, auch vor Ort am Sitz des Auftraggebers.

Der über den Leistungszeitraum abzuschließende Vertrag steht für den Zeitraum ab dem 01.03.2020 unter der auflösenden Bedingung der Finanzierbarkeit der unter Zif- fer 5 aufgeführten Veranstaltungen durch Ländermittel. Sobald dem Medienboard bekannt wird, dass die budgetierten Mittel für die Veranstaltungen nicht in kalkulier- tem Umfang zur Verfügung stehen und die Veranstaltung nicht oder nicht im vorge- sehenen Rahmen durchgeführt werden kann, entfällt insoweit die Tätigkeit des Bie- ters und wird auch nicht vergütet.

4.   Ziel, Art und Umfang der Leistung/ formelle und inhaltliche Anforderungen

Das maßgebliche Ziel für die Arbeit des auszuwählenden Bieters ist die selbständige Akquisition von Sponsoren für ausgewählte, regelmäßige Eigenveranstaltungen des Medienboard sowie für ausgewählte Kooperationsveranstaltungen. Hauptaugenmerk soll dabei den am Standort Berlin-Brandenburg stattfindenden Veranstaltungen ge- widmet werden. Eine genaue Absprache, welche Veranstaltungen für das jeweilige Jahr relevant sind, wird rechtzeitig abgestimmt. Zu den Kernaufgaben gehört insbe- sondere die Gewinnung von Hauptsponsoren, die quer durch alle Veranstaltungsfor- mate präsent sein wollen. Des Weiteren beinhaltet die Leistung des Auftragnehmers eine aktive Rolle in der Planung, Vorbereitung und Durchführung der Events des Me- dienboard Berlin-Brandenburg sowie die Erarbeitung einer angemessenen Präsenta- tion der akquirierten Unternehmen als Co-Veranstalter, Kooperations-, Sponsor- oder Ausstellungspartner. Dazu gehören das Erarbeiten und Betreuen von gemeinsamen Social Media Konzepten zu den jeweiligen Veranstaltungen für Sponsoren und Auf- traggeber mit dem Ziel, die Reichweite der Veranstaltung zu steigern.

Die Akquisition von Kooperations- und Sponsoringpartnern umfasst die folgenden konzeptionell-organisatorischen und technisch-logistischen Leistungen:

4.1 Zeit- und Rahmenplanung
-    Abstimmung eines Zeitplanes für die Realisation von Kooperationen und Sponso- ring der Medienboard-Veranstaltungen in Abstimmung und nach Vorgabe des Auftraggebers.

4.2 Kostenplanung und -abwicklung

-     Erstellung einer voraussichtlichen Einnahmeerwartung pro Veranstaltungsmodul;
die Projektkalkulation erfolgt auf dieser Grundlage durch den Auftraggeber.
-     Die rein buchhalterische Abwicklung erfolgt über den Auftraggeber.

4.3 Kooperationen und Sponsoren
-    Der Bieter übernimmt die Sponsoren-Akquisitionsaktivitäten für den Bereich der Sach- und Finanzleistungen in Absprache mit dem Auftraggeber. Unter Beach- tung einer etwaigen Exklusivität von Dienstleistern am Veranstaltungsort und in Absprache mit dem Auftraggeber sowie unter Berücksichtigung der Festlegungen des internen Leistungskatalogs unterbreitet der Bieter Vorschläge, wirbt Leistun- gen ein, und sorgt für die beiderseitige Erfüllung der Sponsoringvereinbarungen, die der Auftraggeber mit den Sponsoren abschließt.
-    In enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber werden bestmögliche Voraus- setzungen für Sponsoren-affine Veranstaltungen getroffen – Unterstützung von Maßnahmen, die auf angemessenem Niveau Sponsoren an die Projekte binden und eine Zusammenarbeit für die Zukunft in Aussicht stellen.
-    Die Verantwortung für die Programminhalte, die Redaktion und die Erstellung der Digital- und Print-Materialien zu den Veranstaltungen inkl. der Pflege der In- halte auf der Website www.medienboard.de bzw. den Veranstaltungswebsites trägt der Auftraggeber. Der Auftraggeber ist offen für die Unterbreitung von Ideen bzgl. weiterer auf den Veranstaltungsort und die Veranstaltung zugeschnit- tener Werbetools in Abstimmung mit dem Auftraggeber und unter Berücksichti- gung der Wahrung der Rechte der Grafikagentur, welche sich für die Digital- und Printerzeugnisse und das Design verantwortlich zeigt. Der Auftraggeber stellt dem Bieter nach Zuschlagserteilung Informationen zu Maßnahmen aus den Vor-
jahren zusammen.
-    Der Bieter verfügt über eine Niederlassung in Berlin-Brandenburg, um einen re- gelmäßigen, persönlichen Austausch mit dem Auftraggeber zu gewährleisten.

5.   Über das Medienboard

Das Medienboard ist die zentrale Anlaufstelle für alle Akteur*innen der Film- und Medienwirtschaft in Berlin-Brandenburg. Seit 2004 kümmert sich das Unternehmen um Film- und Standortförderung mit dem Ziel, die Entwicklung der Medienregion Ber- lin-Brandenburg zu fördern und den Film- und Medienstandort auf nationalen sowie internationalen Veranstaltungen zu präsentieren. Darüber hinaus zählt die Durchfüh- rung von eigenen nationalen und internationalen Standort-Marketingmaßnahmen für die Medien- und Kommunikationswirtschaft sowie die Förderung von Maßnahmen zur Positionierung der Hauptstadtregion als Standort des gesellschaftlichen Diskurses, u.a. zu Netzpolitik oder der digitalen Transformation in der Medienindustrie, zu den wesentlichen Aufgaben des Medienboard.

Das Medienboard tritt dabei selbst als Veranstalter auf oder bietet Unternehmen und Institutionen der Hauptstadtregion mit zahlreichen eigenen und in Kooperation durchgeführten Initiativen die Gelegenheit zur effizienten Vernetzung mit den wich- tigsten Playern.

Die Geschäftsbereiche Filmförderung und New-Media-Förderung

30 Jahre nach Mauerfall hat der traditionellste deutsche Filmstandort nicht nur über- lebt, sondern sich als internationale Spitzenmarke neu erfunden. In 25 Jahren ge- meinsamer Filmförderung für Berlin und Brandenburg haben Medienboard und sein Vorgänger Filmboard, den Filmstandort mit seiner kreativen Vielfalt auf dem kontinu- ierlichen Weg zu künstlerischem und kommerziellem Erfolg unterstützt. Innerhalb der letzten 15 Jahre hat sich Berlin-Brandenburg als Medienstandort Nr. 1 etabliert und weist das höchste Kino Produktionsvolumen auf.

Der Geschäftsbereich Filmförderung unterstützt mit Fördermitteln Filme und filmbe- zogene Projekte in den Kategorien Stoff- und Projektentwicklung, Produktion, Verleih und Vertrieb sowie sonstige Vorhaben und Medien-Veranstaltungen. Er berät Film- schaffende in Finanzierungsfragen, unterstützt die Weiterbildung der Filmwirtschaft und sorgt für die Profilierung des Medienstandorts im Diskurs mit der Politik und
Produzenten im In- und Ausland.

Der Geschäftsbereich New-Media-Förderung fördert die Entwicklung und Produktion Innovativer Audiovisueller Inhalte (u.a. Games, Multiplattform-Content, Virtual und Augmented Reality) sowie serieller Formate aus den Bereichen Factual, Entertainment und Fiction. Er sorgt für die nationale und internationale Präsentation und Profilie- rung der Standortprojekte und befördert die länder- und branchenübergreifende Vernetzung der Film- und Medienwirtschaft.

Veranstaltungsprofil
Gerade an einem dynamischen, sich stetig wandelnden Standort wie Berlin- Brandenburg bedarf es Möglichkeiten zur Vernetzung der hiesigen Industrie. Das Medienboard bietet mit zahlreichen eigenen und in Kooperation durchgeführten Veranstaltungen über das Jahr hinweg Plattformen, zum Austausch und Networking mit den wichtigsten Playern. Das Medienboard fördert und veranstaltet selbst eine Vielzahl der wichtigsten medienbezogenen Events der Hauptstadtregion. Dazu zählen u.a. die wichtigsten Branchenveranstaltungen wie Berlinale, Deutscher Filmpreis, MEDIA CONVENTION Berlin oder Games Week Berlin, die jedes Jahr internationales (Fach-)Publikum anziehen.

Zu den wichtigsten Eigenveranstaltungen am Standort Berlin-Brandenburg zählen der Medienboard-Empfang anlässlich der Berlinale im Februar, die MEDIA CONVENTION Berlin im Mai, der Kinoprogrammpreis im Juni und der vorweihnachtliche Branchen- treff im Dezember.
Zu  den  international  durchgeführten  eigenen  Veranstaltungen  gehören  u.a.  die MIPTV im April, der Medienboard Empfang anlässlich der Cannes Filmfestspiele und die MIPCOM im Oktober.

Detaillierte Erläuterungen zu ausgewählten, regelmäßig stattfindenden Veranstaltun- gen können dem Infopaket (Anlage 1) entnommen werden.


6.   Ausführungszeitraum:

Die Dienstleistung ist nach Zuschlag innerhalb der Projektdauer zu erbringen. Die Ausführungsschritte im Einzelnen stehen in Zusammenhang mit der Bereitstellung der Inhalte, so dass eine genaue Abstimmung während des Fortganges des Projektes er- folgt.

Nach Zuschlag ist unverzüglich zunächst die Zeitplanung mit dem Auftraggeber abzu- stimmen. Vorschläge zu dieser Terminierung sollen bereits im Angebot enthalten sein.

Nach erfolgreicher Umsetzung der Veranstaltungen 2020 ist dem Auftraggeber bis spätestens zum 20. Dezember 2020 ein Abschlussbericht über die während des Aus- führungszeitraums erbrachten Dienstleistungen vorzulegen. Für die Folgejahre des Projektzeitraums wird ein entsprechender Zeitplan abgestimmt.

7.   Einsendefrist für Angebote:

Die Aufforderung zur Angebotsabgabe wurde am 19. September 2019 unter www.medienboard.de bekannt gemacht. Angebote müssen per E-Mail bis zum Ablauf des 31. Oktober 2019 mit dem Betreff

"Angebotsabgabe  Sponsoreneinwerbung  Medienboard  Veranstaltungen  2020-
2022“


bei dem oben genannten Auftraggeber eingegangen sein.

Die Angebote sind in deutscher Sprache abzugeben. Im Angebot sollte der Ansprech- partner ebenso genannt sein wie etwaige weitere zuständige Projektmitarbeiter.
Die Angebote sollten eine nachzuvollziehende Preisstruktur aufweisen.

Die Angebote müssen im PDF-Format eingereicht werden. Eine Aufwandserstattung für die Angebotserstellung ist ausgeschlossen.

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzusenden:

- aktueller Auszug aus dem Handelsregister und Gewerbeanmeldung (soweit vorhan- den)

Die Bieter werden zudem gebeten, in ihrem Angebot ihre Zuverlässigkeit und ihre fi- nanzielle, wirtschaftliche und fachliche Leistungsfähigkeit darzulegen. Durch aussa- gekräftige Unterlagen und Informationen ist die Eignung zur Übernahme des Auf- trags nachzuweisen. Dazu zählen Unterlagen über vergleichbare vom Bieter realisier- te Projekte oder Projektvorhaben in der Medienbranche sowie Veröffentlichungen, Fach- oder Presseartikel über diese.

Es ist sicherzustellen, dass alle Angaben durch entsprechende Referenzen nachprüf- bar sind.

Die Zuschlags-/Bindefrist endet am 31. Dezember 2019.

Erfolgt bis dahin kein Zuschlag, gilt das Angebot als abgelehnt.


Potsdam, 19. September 2019
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH

Ansprechpartnerin:

Infopaket Ausschreibung 2020